Il comitato esecutivo di Servas si è riunito alle 9,30 di sabato 8 ottobre a casa di Fernanda Abiuso. Erano presenti tutti i membri del comitato.
L’ordine del giorno è stato il seguente:
- Situazione Bilancio 2005 : definire il costo dell’iscrizione per il 2006 e il budget per l’assemblea internazionale dell’Aprile 2006
o Consuntivo riunione coordinatori di Roma e copertura costi extra budget
o costi previsti per l’ assemblea di Bologna
- modifiche al regolamento
- Organizzazione Assemblea
- punto sugli sviluppi informatici : bollettino di cc postale (definizione del testo delle lettere di accompagnamento al bollettino) , Delfino (versione Online e versione stand-alone),
impegni e compentenze di Uwe e Gianni a livello Italia e a livello Internazionale,
comunicazioni di Maria Gloria sulla gestione dei contenuti del sito.
- Evoluzione della situazione di Servas internazionale e posizione dell’Italia.
- Varie ed eventuali
1. Bilancio: Pino espone la situazione del bilancio nel 2005. Sia le entrate che le uscite sono analoghe al 2004. Vengono evidenziati alcuni punti:
- Esaurimento dei bollini. Si auspica, a questo riguardo, un miglior uso del programma
sulla gestione dei bollini per sapere dove fisicamente possono trovarsi le eccedenze.
- Viene richiesto al tesoriere di anticipare il pagamento a Servas International entro il primo semestre.
- Finanziamento Messico: preso atto del buon esito del finanziamento e della realizzazione
della lista, si richiede a Servas Messico di produrre i relativi documenti giustificativi o in
alternativa una lettera autogiustificativa con timbro e firma. (incaricato Pino Ferrentino)
- Contatti col Malawi: riprendere i rapporti, sottolineando il lato umano di questi gemellaggi che devono andare oltre al semplice aiuto economico. (incaricati Bruno Manfredi, Maria Gloria Borsa)
- Si decide di lasciare invariata per l’anno 2006 la quota di associazione a 15 Euro mentre di portare a 18 Euro la quota bollino viaggio. L’aumento del costo del bollino è giustificato dalle spese straordinarie previste nel 2006 (assemblea internazionale ed elezione comitato esecutivo)
Budget assemblea internazionale: si definisce in 1000 Euro il badget che Servas Italia impegna per le spese di organizzazione dell’assemblea internazionale di Latina (rimborso volontari e spese vive). Si dovranno contattare gli organizzatori dell’assemblea di Barcellona per valutare la loro esperienza e per evitare errori.
Budget riunione coordinatori di Roma: era stato fissato un budget di 500 Euro,considerato che lo sforamento è stato limitato (circa 60 Euro) si approva di pagare a tutti i partecipanti il 100% delle spese di viaggio.
Budget assemblea di Bologna: è fissato in 500 Euro più eventalmente altri 100 per spese straordinarie.
2. Mario espone le modifiche al regolamento già approvate nella riunione dell’esecutivo di giugno e da proporre all’assemblea del giono dopo ( votazione elettronica dell’exco, rimborsi viaggio persone convocate dall’exco,…, vedi verbale precedente).
3. Si organizza l’assemblea del pomeriggio (workshop) e del giono seguente e si stila l’ordine del giorno:
- Regolamento
- Presentazioni ed informazioni generali
- Servas Internazionale e Workshop
- Esperienze soci
4. Vengono presentati i modelli delle lettere da allegare al bollettino postale da inserire nel notiziario. Le tipologie risultano quattro: lettera per socio regolare, lettera per socio che deve ancora pagare le quote arretrate, lettera per viaggiatore, lettera per chi ha già pagato la quota per il 2006. Lette, modificate ed approvate. Si decide di inviare una email ai coordinatori entro il 20 ottobre per informarli della nuova possibilità di pagamento e della variazione delle quote (anche per cancellare entro tale data i “Not confirmed”).
Maria Gloria Borsa propone un ruolo attivo nella gestione degli aspetti contenutistici da parte del comitato esecutivo: rendere chiare le funzioni dei singoli componenti del comitato e scrivere un editoriale a cura dell’Exco. Per quanto riguardo le mansioni tecniche di Uwe Federer e di Gianni Catania si decide di: la riprogettazione del sito viene affidata a Gianni, Uwe si occupa di gestire il sito esistente. Spetta comunque a Maria Gloria la supervisione dei contenuti e la gestione di un blog editoriale da adibire a tale scopo. L’organo per le comunicazioni ufficiali rimane comunque il bollettino.
5. Claudio Pacchiega espone brevemente la situazione di Servas International.
6. Si invitano i soci a privilegiare il mezzo telefonico per contattare le porte aperte, ampiando le metodologie di contatto.
Il comitato ha ricevuto la comunicazione delle dimissioni di Francesco Accordino come probiviro e le respinge. Decide di chiedergli di riconsiderare la decisione tenuto conto del suo ruolo negli ultimi anni.
La seduta è tolta alle ore 14.
Notizia inserita il: 06-11-05 Creata da: Laura GHIVARELLO [1720]
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