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Verbale del Comitato Esecutivo, Genova 2 Ottobre 2004
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Genova 2 Ottobre 2004
Verbale del Comitato Esecutivo
Inizio ore 10.00, presiede Mario Burlando, presenti tutti, tranne Laura Ghivarello, partecipano anche Uwe e Gianni, invitati esplicitamente per alcuni punti all’ODG
Gianni ed Uwe sono stati cooptati nel CE per supportare in modo formale il presidente e il segretario nella gestione degli aspetti tecnologici legati al sito Servas, alla gestione del database ServasPage e alla produzione delle liste. Dato che Claudio deve essere sgravato il più possibile da compiti e incombenze (a tale scopo dà le dimissioni anche da Segretario) Gianni e Uwe fanno riferimento a Mario (che coinvolgerà Claudio in caso di necessità). Si decide di effettuare un rimborso forfetario per i costi dei collegamenti per l’uso di internet (10€ al mese) per Uwe e Gianni
Bruno Manfredi propone di inserire i seguenti punti nll’odg:
• Regolamentare o almeno chiarire meglio la gestione dei rimborsi per incontri formativi, durante l’incontro dei coordinatori di Giugno, promosso da Laura Ghivarello per il Nord Italia, non si sapeva se c’era il rimborso per i partecipanti.
• specificare meglio,nelle istruzioni ai viaggiatori, che, in Italia, non tutti hanno a disposizione linee telefoniche veloci e gratuite. L’uso della linea telefonica, in casa dell’ospite, deve essere fatta con discrezione (dopo averne chiesto l’autorizzazione) e per collegamenti lunghi si richiede un rimborso delle spese.
• Ricorda che il 10 Ottobre è il Servas Day anniversario della fondazione di Servas e propone di lanciare qualche proposta ai soci in assemblea
Si segue quanto previsto dall’ordine del giorno previsto dal presidente, con l’inserimento dei punti richiesti da Bruno
1 - Presa d’atto delle dimissioni di Claudio da VicePresidente e nomina di un sostituto. Il presidente propone la nomina di Vito Fortezza. La nomina viene accettata all’unanimità. Si discute brevemente sulla definizione e sul ruolo del ruolo del vicepresidente.
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2 - Preconsuntivo entrate uscite 2004. Il tesoriere effettua una sintetica presentazione della situazione economica. Le entrate effettivamente riscosse sono meno del 50% di quanto previsto dal bilancio 2004 ma, per esperienza, è una situazione fisiologica e si prevede che entro Dicembre si arriverà a incamerare quanto previsto dal bilancio. Le uscite invece sono ben definite e sono inferiori alle previsioni (anche perché Maria Gloria è riuscita a ridurre i costi del notiziario rispetto a quelli del 2003). Attualmente, al 30 settembre, abbiamo un disavanzo di 2.200 euro ma, a fine anno, si può prevedere una situazione di pareggio o in leggero utile e quindi non si prevede di dover intaccare il fondo di accantonamento degli anni precedenti.
Nella chiusura dei conti del 2003 su 500 bollini arrivati non si sa dove sono andati a finire 84 bollini. Dal punto di vista amministrativo ora siamo più efficienti rispetto al passato, dato che c’è solo il tesoriere a gestire i bollini e tutto è molto più chiaro. Inoltre l’introduzione del sistema di controllo, via internet, di chi ha ricevuto i bollini, predisposto da Uwe ( che può essere ulteriormente migliorato con un aggancio diretto in ServasPage al viaggiatore), permetterà di migliorare ulteriormente i controlli, ma bisogna che i Coordinatori lo usino in modo completo.
I revisori dei conti contestavano le quantità di telefonate e il fatto che mancano le pezze di appoggio. Per migliorare i rapporti con i revisori ed evitare di dover sovrapporre le riunioni, il tesoriere invierà in anticipo la documentazione e l’incontro con i revisori potrebbe essere anticipato.
Negli ultimi anni si chiedono dei rimborsi per gli incontri regionali. Le spese per queste voci stanno aumentando. Nel consuntivo 2004 la voce supera quelle per fotocopie e cancelleria.
Si propone che le riunioni regionali siano coperte dall’autofinanziamento. Se però ci sono delle realtà che vanno incentivate si dovrà valutare caso per caso perché è bene incentivare le riunioni. Si può procedere con concessioni di anticipi ed eventualmente copertura di carenze senza che ciò debba diventare una consuetudine.
Alla fine della discussione si decide:
• di mantenere anche per il 2005 la quota di 15 euro sia per i soci che per la lettera di viaggio anche se il tesoriere dice che oggi la quota di 15€ è molto inferiore a quella che si pagava nel 1979 (quando la quota era di 10.000 lire) e che il costo del bollino è aumentato (dopo i primi 50 si pagano a 17 Frs)
• di rimborsare il viaggio a tutte le persone (coordinatori/local help) che hanno partecipato e che parteciperanno agli incontri “formativi” per i coordinatori
• per chiudere il passato i rimborsi in sospeso verranno gestiti direttamente dal Tesoriere
• si dà fiducia e autonomia al membro del CE che gestisce gli incontri su come impegnare il budget prefissato ( nel caso degli incontri di formazione era stato fissato in 500 € )
• si dovranno scorporare questi rimborsi dalla contabilità regionale per poterne avere una visibilità più corretta.
3 – valutazione delle iniziative effettuate e proposte per il 2005
Breve esposizione sintetica di Vito (Consapevolezza della nonviolenza. Apertura all’esterno con associazioni analoghe.Trasparenza e comunicazione. Formazione laboratorio tamburi da vicino originato dall’incontro a roma. Strutturazione mediante laboratori. Anche l’organizzazione di Genova fatta attraverso questa esperienza dei laboratori e anche mov-in, gruppo dei seminatori di pace. Organizzare le assemblee con metodi partecipativi. Organizzare amministrativamente e logisticamente i vari momenti in modo corretto evitando sovrapposizioni).
Si deve effettuare un calendario di massima in modo da evitare sovrapposizioni.
• Assemblea del 2005, bisogna definire la data e dove farla; una collocazione opportuna sarebbe Emilia o Lazio. Si chiederanno indicazioni ai coordinatori .
• Sentieri insieme è già stato fissato per la 3° domenica di Luglio; si effettuerà in due località: Valsesia e poi treking alle Cinque Terre, se ne occupano in modo completo Luigi ed Adriano.
• Alpe Adria: verrà fatto in Italia dato che il gruppo della Croazia non si è fatto vivo; Alma Nimis cura tutti gli aspetti organizzativi. Si decide di confermare ad Alma Nimis che, oltre all’appoggio organizzativo in caso di bisogno, anche l’anticipo di eventuali caparre, chieste da chi gestisce le strutture e la copertura finanziaria in caso di necessità dovute a mancate partecipazioni.
• Il prossimo CE verrà effettuato verso fine Gennaio.
4 - Organizzazione dell’assemblea di Domenica
9.30 si comincia con lavoro preparato nel pomeriggio da parte dei partecipanti al laboratorio del teatro dell’oppresso.
10.30 spazio di 30 minuti per le comunicazioni (Mario, Claudio, Vito)
11- 12 sono stati inviati alcune persone per portare esperienze e messaggi di speranza( interventi fatti in modo diverso dal semplice intervento “classico”.)
o Massimo Tesei presenta il libro che tratta la storia della Palestina vista dai due punti di vista arabo e israeliano,
o - presentazione attività svolte da Emergency
o … “ “ “ dalle Brigate internazionali della pace,
o … “….. “ “ Banca etica e consumo equo e solidale
o Dibattito
o chiusura improrogabile alle ore 12.45.
Si discute se è stata opportuna e necessaria la richiesta dei 10 euro. Ci sono serviti effettivamente? Era indispensabile? Se dovesse risultare un introito molto superiore alle spese effettive si propone di restituire la cifra o parte della cifra..
Durante l’assemblea, Mario farà una breve presentazione delle attività svolte e delle decisioni più significative prese nell’incontro attuale
5 - Riscossione delle quote tramite bollettino di c/c postale preintestato. Mario illustra le modalità di gestione del modulo di c/c personalizzato che può essere inserito nel notiziario. Il bollettino conterebbe: un testo da personalizzare, il nome cognome del titolare della P.A. l’importo da pagare ed un codice a barre che, con un lettore apposito, semplificherebbe la rilevazione e la contabilizzazione. Mario presenta tutti gli aspetti tecnici e organizzativi che sono coinvolti, considerate le attività da svolgere e i tempi necessari propone di rinviarne l’avvio al 2005. Vengono espresse una serie di perplessità. Dopo ampia discussione sui problemi legati a tale sistema viene proposta una sperimentazione temporanea in alcune limitate regioni.. Ciò comporterebbe un lavoro gravoso, costi e impegni analoghi a quelli necessari per effettuare l’operazione completa. Considerate le difficoltà frapposte e le perplessità dei componenti del CE, Mario, che lo aveva proposto, la ritira e si farà carico di informare i coordinatori.
Si decide di mantenere invariate le modalità di riscossione e l’uso del CCP nazionale, da utilizzare solo in caso di necessità, e di eliminare i CCP regionali.
L’incontro viene aggiornato alle 13.30 e si riapre alle 14.30 con la partecipazione di Maria Gloria, Pino, Mario e Bruno (Claudio rimane impegnato in una conversazione telefonica con i membri Exco e Vito deve allontanarsi per avviare i workshop).
6 - Notiziario. Maria Gloria dà assicurazione che la nuova edizione avrà una variazione di font e della loro grandezza, e prende atto della necessità di limitare i testi in modo da renderli più stringati,
Si decide:
• di inviare a chi ne faccia richiesta (i coordinatori ad esempio) copia PDF del notiziario,
• di pubblicare sezioni monografiche del bollettino
• di lasciare al comitato di redazione ampia libertà nelle decisioni.
È utile usare una news-letter inviata mediante mailing list per inviare comunicazioni relative alla vita associativa? Il CE ritiene di poter usare questo sistema, anche perché permette un costante controllo degli indirizzi e-mail dei soci.
Il prossimo notiziario esce entro la prima settimana di Novembre e poi a Febbraio.
7 - Gestione liste internazionali.
Relazione di Bruno sulle decisioni dell’assemblea di Barcellona e sul funzionamento del sistema di distribuzione liste, che rimane più o meno uguale.
Per accedere al “Document Center”, che contiene circa 61 liste in formati disparati, è necessaria una password che viene gestita dai membri dell’ICT. Si deve chiedere a chi gestisce ICT che per l’ Italia devono essere autorizzati all’accesso Claudio, Bruno, Mario, Uwe e i coordinatori che aiutano Bruno (Anna Flammini, Vinca)
Ore 15,45 rientra Claudio che relaziona sulla telefonata con il Servas International e sulla apparente soluzione dei problemi con l’Audit Committee. Inoltre relaziona sulla situazione delle nomination per i vari comitati e sulla servasnet. Claudio, nella sua veste di Host list coordinator, propone di chiedere ai coordinatori e ai soci se ci sono stati recenti contatti con persone che possano diventare punti di riferimento Servas in Albania, Tunisia, Marocco e altri paesi in cui non c’è una lista ufficiale.
Richieste da parte di Francia e Inghilterra di utilizzare ServasPage
Il presidente, visto che alcuni stati hanno richiesto di poter vedere ed eventualmente adottare il programma di gestione delle liste e del sito di Servas Italia si incarica di contattare Francia ed Inghilterra per offrire la nostra collaborazione ed eventualmente concordare delle personalizzazioni o, meglio, produrre una versione alternativa a Whale che sia caratterizzata da semplicità, migliore decentramento e velocità di uso.
8 - Progetto giovani e proposta viaggio giovani L’Italia non si propone per organizzare eventuali Get-together comunque si può provare a verificare i preventivi per Pracatinat e Agape. Le attività attuali, che vengono svolte o supportate da Servas Italia (Sentieri insieme, Alpe Adria), sono sufficienti
9 - Hospitalityclub non si ritiene un problema: sono associazioni considerate differenti, ma l’appartenenza a questa, come ad altre associazioni, anche in ruolo attivo da parte dei soci e di membri del CE non viene visto come condizione negativa.
10 - Progetto Honduras. Poco chiaro come è stato condotto, ogni progetto deve essere seguito efficacemente; Rosetta Graziuso non ha dato risposta alla richiesta di chiarire chi a proposto di effettuare un workshop durante l’assemblea internazionale a Barcellona dato che lei non era presente e né l’Italia né il gruppo di Servas Honduras erano stati informati preventivamente. Si decide di diffidare Rosetta ad usare ulteriormente la copertura di Servas Italia per il progetto in questione.
Chiusura della riunione alle 18.00 circa.
Dopo la chiusura si contatta Laura Ghivarello che si rende disponibile ad assumere le competenze della segreteria insieme a quella di coordinatore dei coordinatori. La nomina verrà formalizzata nel prossimo CE
Notizia inserita il: 01-11-06 Creata da: Uwe FEDERER
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