Verbale incontro CE del 18/06/05 a Torino
Inizio riunione ore 15.00 circa. Presenti tutti tranne, Laura, che, per motivo di ritardo dei treni dovrebbe giungere alle 17.00 circa.
Inizio con la lettura dei verbali del CE di Latina e dell’incontro con i Coordinatori per verificare se alcune cose sono state lasciate in sospeso. Dall’esperienza di Latina emerge la necessità di continuare sulla strada intrappresa per continuare a coinvolgere in modo più attivo i coordinatori. In occasione dell’incontro di primavera la riunione del CE dovrebbe essere sempre suddivisa in 3 parti: CE, riunione con i coordinatori e poi chiusura del CE. A Latina non è stato possibile effettuare la terza fase per questione di tempo, per cui alcune cose sono state lasciate in modo non definito. Si sente la necessità di confermare quanto riguarda il bilancio preventivo e il bollettino postale.
1 - Bilancio preventivo 2005
Pino presenta la bozza del bilancio preventivo illustrando alcune delle principali voci:
• Spese per i coordinatori. Si confermano le spese consuntive 2004 (incrementate rispetto al preventivo). I costi della voce “spese postali” è invece leggermente ridotto rispetto al preventivo Si constata che i coordinatori utilizzano di più i collegamenti Email e quindi che è logico uno spostamento dei costi dalle poste al telefono.
• Le spese per l’organizzazione di eventi, regionali, nazionali o internazionali, di particolare rilevanza (vedi Imagimondo, SentieriInsieme, Toscana, AlpeAdria,….) anche se organizzati e gestiti da una singola regione vanno preventivamente autorizzati e devono essere scorporati dalle spese regionali. Per iniziative di questo tipo si invitono i coordinatori a verificate preventivamente gli importi previsti con il tesoriere seguendo direttive del CE. Per quanto attiene i costi della riunione di Alpe Adria si riconosce ad Alma Nimis l’importo complessivo di 180€ (150 x affitto sala e compenso al fisarmonicista + 30€ forfettarie per le spese di telefono e posta) anche in mancanza di giustificativi dato che non sono state effettuate fatture o ricevute. Questo importo, come detto prima, andranno scorporati dalle spese della regione.
• Le spese per incontri locali, di lieve entità, sono sempre da verificate comunque con il tesoriere, e vanno fatte invece rientrare nella normale contabilità regionale.
• Le spese necessarie per la stampa del bollettino del c/c, da includere nel notiziario autunnale, andranno inserite nel punto relativo alle spese informatiche. A tal proposito viene ribadito che, nella lettera di presentazione verrà specificato che il bollettino non sarà l’unica modalità per pagare la quota di iscrizione ma che è un utile strumento per superare le difficoltà di incontro diretto con il coordinatore o con uno dei local help e che il pagamento non costituisce liberatoria per l’iscrizione all’associazione.
• Per quanto riguarda le spese per il finanziamento degli incontri di formazione dei coordinatori (uno in programma a Settembre per il centro sud, organizzato e gestito da Norma Forgione e Anna Flammini) si definisce un tetto di 500 €, con eventuale pagamento parziale percentuale delle spese di viaggio.
• Per quanto attiene la proposta di contribuire alla spedizione della lista di Servas Mexico l’importo di 700$ va a copertura delle spese postali e di questo il Servas Mexico ci fornirà apposita ricevuta. Claudio sottolinea che è ancora possibile aiutare l’Africa del sud, attraverso una consulenza organizzativa, quindi a costo presumibilmente nullo.
• Con Servas Tailandia c’è ancora un debito da saldare di 150€ per gli striscioni fornitici
• Per quanto attiene i costi dell’Assemblea Internazionale che si terrà a Latina si precisa che nulla di ciò sarà a carico di Servas Italia. Per ogni spesa, Servas Italia farà da tramite per i pagamenti e verrà effettuata come una anticipazione sempre e solo se si avrà un mandato ufficiale da parte di un membro dell’EXCO, che se ne assume la responsabiltà.
Il bilancio preventivo, a meno di variazioni per decisioni successive, viene approvato all’unanimità (compresa Laura che è arrivata alle 17.0).
3 - Valutazione del sistema di votazione elettronica Potrà essere utilizzata per gli argomenti urgenti che possono sorgere prima di un successivo e programmato incontro del CE. Per rendere operativa questa decisione è opportuna una modifica del regolamento in modo da definire e regolarizzare questo aspetto
Il presidente propone le seguenti modifiche del regolamento, anche a migliore precisazione di alcuni aspetti relativi alla convocazione del CE e di rimborso spese:
2.5 bis. Il Presidente, per tutti gli argomenti che, per motivi di urgenza richiedono una valutazione e una deliberazione prima della convocazione di un CE, può metterli in votazione utilizzando il sistema di votazione elettronica con la stessa tempistica richiesta per la convocazione di un CE. L’esito della consultazione per via telematica, se raggiunge una maggioranza qualificata (metà più uno degli aventi diritto), viene considerato valido a tutti gli effetti e la deliberazione verrà inserita nel Verbale del successivo CE.
2.10 I Coordinatori Regionali o, in loro assenza, uno dei Local Help della Regione o un socio, possono essere convocati, a scelta e a discrezione del Comitato Esecutivo, alle riunioni del Comitato Esecutivo, al fine di partecipare alla discussione su argomenti che attengono alla loro specifica competenza o come consulenti su specifici aspetti. Le persone appositamente e formalmente convocate a partecipare al CE hanno diritto di parola, ma non di voto e hanno diritto al rimborso delle spese di viaggio.
17.3 Le spese di viaggio sono rimborsate sulla base del costo equivalente del biglietto del treno di FS di seconda classe (con eventuali supplementi) o del vettore ragionevolmente più economico. Tali spese, di cui al presente articolo, sono rimborsabili ai membri del Comitato Esecutivo, ai Probiviri, ai Revisori dei Conti, nell’esercizio delle rispettive funzioni, e a tutte le persone formalmente convocate dal CE a partecipare a riunioni, manifestazioni o incontri. Rimangono in ogni caso a carico dei soci le spese di vitto e alloggio,
Queste proposte di modifiche sono approvate all’unanimità ma, per renderle operative, dovranno essere presentate e votate dall’Assemblea. A tale scopo verrà pubblicata sul notiziario la convocazione in Ottobre di una Assemblea e si inserirà questo argomento come primo punto dell’ODG.
4 - Organizzazione dell'assemblea di Ottobre a Bologna
Lettura della bozza presentata da Vito Fortezza. Richiesta attenzione portatori di handicap,
babysitteraggio bambini. Idea di sviluppare un sistema di forum di discussione da utilizzare per l’organizzazione dei contenuti. Far sviluppare il concetto che attualmente funziona anche a livello internazionale.
Pubblicazione sul giornalino con notizie anche non complete sul luogo e il prezzo, ma è necessario inserire almeno il nominativo di due persone a cui i soci possono rivolgersi per informazioni e prenotazioni e, se possibile, del luogo fisico ove si terrà l’Assemblea.
la riunione termine alle 20.00 circa.
DOMENICA 19 Giugno
La riunione riprende alle 9.30 sull’organizzazione dell’Assemblea di Bologna
Ci sono già 60 posti in famiglia. Se ci fossero troppe persone rispetto alle possibilità di accoglienza? Dato che il numero delle porte aperte che potranno ospitare può cresscere si decide di non prenotare posti in ostello ma di darsi da fare per cercare la sala per l’assemblea di Domenica che non è ancora stata definita.
5 - Punto sugli sviluppi informatici:
5.1 Bollettino di cc postale.
Una volta l’anno si fa una edizione del giornalino con l’inserimento del bollettino di c/c, comprensivo di una parte descrittiva in cui si segnala i distinguo sul corretto uso e sul significato.
Pino Ferrentino: Attualmente il c/c è domiciliato a Novara. I soldi confluiscono ivi. Il c/c viene trasformato in cc online (internet). Le poste spediscono al domicilio l’estratto conto con tutti i movimenti.
Bruno: Chi si fa carico del caricamento di questi dati?
Mario: una procedura semiautomatica gestita dal gruppo informatico. Luigi Uslenghi raccoglie le ricevte postali e le invia ad una persona del gruppo informatico che memorizzata il pagamento con una penna otticanel database. Il pagamento come precdentemente sottolineato non è una liberatoria ma deve essereconfermato dal coordinatore che potrebbe rifiutarlo.
Uwe e Fabio lavorano in merito. Preventivi sulla stampa dei bollettini: circa 480 euro per la stampa tipografica x 4000 bollettini (quantitativo stimato necessario x 2 anni) + la stampa del contenuto del cc estratto dal db (costi ancora da verificare)
Dopo ampia discussione si approva a maggioranza di avviare in modo sperimentale, come richiesto da molti coordinatori, l’utilizzo del bollettino di C/C postale per il pagamento della quota di iscrizione a supporto delle persone che, per motivi pratici non riescono a pagare al coordinatore o a un local help.
Si verbalizza l’astensione (non bloccante) di Bruno (teme che il meccanismo sia troppo complesso). Per sostenere la spesa non prevista di circa 500 € per il bollettino postale si approva di utilizzare il fondo avanzi dei precedenti anni
5.2 Definizione delle modalità di dataentry e di accesso alla blacklist
• Ogni notizia nella Black list deve essere introdotta dal Presidente o in sua assenza dal VicePresidente o dal Segretario, previa verifica dei fatti.
• La notizia deve essere visibile a tutti i soci. Essendo sotto password non è pubblica e non è indicizzata dai motori di ricerca. Si deve poter leggere anche la motivazione. Per ogni inserimento è necessario predisporre in parallelo una email da mandare a tutti i soci come circolare. La email è composta dal Presidente ed inviata tramite il gruppo informatico.
5.3 Progetto Delfino
Il progetto, molto ambizioso, è stato affidato a Jurgen. Lo scopo è quello di predisporre una nuova versione del database ServasPage in modo da permettere di raggiungere diversi obiettivi:
• inserire anche liste di altre nazioni in un unico database
• fornire un eseguibile “esportabile” in modo che possa essere gestito da un’altra nazione in modo autonomo con un loro database su di un loro server.
• creare un “subset” del sistema con un database che contenga sempre gli stessi dati ma che possa essere gestito in locale, senza necessità di dover lavorare on line via internet
Lo scopo è quello di fornire diverse possibilità di gestione dei dati a tutti i gruppi nazionali ma, nello stesso tempo, perseguirne l’uniformità in modo da ottenere delle liste delle PA uniformi e gestibili facilmente.
5.4 Sito Servas Italia
MGB lamenta che Uwe l’avrebbe esautorata dalle responsabilità sul sito per cui non si ritiene coinvolta sull’argomento.
Il CE autorizza Maria Gloria e, sotto la sua responsabilità, tutti i suoi collaboratori, ad avere e utilizzare la password di accesso al sito web in modo che possa pubblicare il notiziario online, inteso come copia in formato PDF del notiziario cartaceo.
Si sottolinea che, in caso di ulteriori problemi di relazioni tra le diverse persone che hanno le chiavi di accesso, come administrator, il presidente interverrà per mediare/organizzare con decisioni appropriate.
L’obiettivo è di migliorare la qualità del sito, cosa che è richiesta e condivisa da molti ma che dovrà essere presa in mano a partire da Novembre 2005, appena saranno disponibili le risorse umane e tecniche. Pubblicando articoli interessanti e significativi per la vita associativa. MGB viene ribadita responsabile della buona qualità del contenuto del sito, stimolando contributi e la funzionalità comunicativa. MGB si impegna a fornire, nella prossima assemblea di Ottobre, una proposta di come eventualmente ristrutturare il sito e definire le funzioni di garante.
6 - Varie ed ventuali
Nell’invio della rinnovata edizione delle “istruzione ai coordinatori” sono state sollevate da Uwe alcune osservazioni riguardo al Modulo Viaggiatore e chi effettua l’ autorizzazione della lettera di viaggio. Il Ce ha deliberato che:
• Per quanto attiene la LOI: si toglie l’indirizzo di Uslenghi e si mette l’indirizzo generico del sito. italy@servas.org.
• Si mette a votazione il fatto se sia obbligatorio che la firma sulla LOI per i membri del CE e per i coordinatori sia fatta da una terza persona. Il presidente ricorda che non è mancanza di fiducia nelle persone ma che è una correttezza formale nei confronti di chi ospita che non conosce le autorizzazioni e le competenze della struttura di Servas Itali. La votazione finale è 3 voti a favore, 4 contro: la locuzione è: “preferibile”.
- Problema “Malvestio” Il presidente lamenta che la procedura non è mai stata formalizzata in modo inecceppibile. Si verbalizza che viene avviata una procedura di verifica in USA della denuncia effettuata dai Roberton, che rappresenta l’unico documento formalmente in nostro possesso che accusa la Malvestio di comportamenti molto gravi. Nella discussione si rileva inoltre che il regolamento in questa parte è lacunoso e che sarà bene approfittare dell’Assemblea di Bologna per introdurre modifiche. A tale sopo i probiviri verranno coinvolti nella riscrittura dell’articolo sul regolamento.
- Si ribadisce il fatto che gli incontri nazionali e locali devono cercare di tenere conto delle necessità e della fruibilità da parte dei portatori di handicap e di tutte le altre diversità.
La riunione termin alle ore 12.40.
Notizia inserita il: 01-11-06 Creata da: Uwe FEDERER
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