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Incontro Comitato Esecutivo, Roma 11 Febbraio 2006,
Il 11-02-06 |
Incontro Comitato Esecutivo Servas Italia,
Roma 11 Febbraio 2006,
Si inizia alle ore 14.00 circa presenti: Maria Gloria Borsa, Bruno Manfredi, Pino Ferrentino, Laura Ghivarello,Mario Burlando,Claudio Pacchiega (Vito Fortezza arriva alle ore 15 ), si approva l’ODG formato dai seguenti punti
1) Verifica della situazione finanziaria 2005
2) Preventivo 2006 Situazione Lista Italia 2006
3) Contenuti e organizzazione dell'assemblea del 30 Aprile
4) Assemblea Autunnale
• data e luogo
• organizzazione per le elezioni e il rinnovo del CE
• predisposizione di un consuntivo del triennio
5) Assemblea internazione di Latina
6) Iniziative regionali e nazionali per il 2006
7) Aspetti tecnici e organizzativi del sistema informativo di Servas Italia
8) Servas Giovani
9) Varie
1 – 2 Verifica della situazione finanziaria del 2005 e preventivo per il 2006
I consuntivi, alla data attuale, si presentano con un andamento positivo, grazie all’introduzione della riscossione con il bollettino di c/c si è ottenuto un aumento delle quote del 2006 riscosse in anticipo (entro il 2005) e un notevole recupero di quote pregresse. All’assemblea verrà portato il consuntivo finale;
Valutando le varie voci di spesa ci si è soffermati su:
• Impreviste spese a Bologna dovute principalmente ad un pagamento all'ostello di prenotazioni, che l’ostello reclamava come confermate ma non disdette. Si convalida il rimborso della spesa sostenuta da parte del coordinatore regionale, ma si conferma che tutte le spese non previste o non preventivate, devono essere SEMPRE concordate con il Tesoriere, prima di essere effettuate.
• Dall’esperienza dell’incontro di Bologna si è ribadito che, nel caso di Assemblee svolte “presso i soci”, simili a quelle effettuate a Napoli, Genova, Bologna, bisogna affrontare bene i problemi organizzativi per non lasciare solo/a il coordinatore, con un carico di lavoro che può diventare eccessivo per gestire l’organizzazione e l'accoglienza. A tale scopo si propone di scrivere un Vademecum da effettuarsi con una bozza (affidata a --> Vito) spedita ai membri del CE e ai coordinatori via email e con aggiornamento da parte di tutti. La proposta di utilizzare wikipedia per il momento viene rinviata.
• Si approva un finanziamento per l’acquisto di una nuova stampante per Maria Gloria, in sostituzione della precedente che si è rotta.
• Si conferma uno stanziamento di circa 750 euro per rinnovare il “buddy project” di uno o più gruppi Servas extraeuropei che hanno necessità di organizzarsi per pubblicare e spedire la lista dei loro soci (nell’anno 2005 è stato aiutato Servas Mexico). Altre iniziative internazionali con il Marocco?
• Il preventivo per il 2006 verrà definito nel prossimo comitato esecutivo del 30 aprile sentite anche le proposte e le richieste dei coordinatori delle diverse regioni
3 Contenuti e organizzazione dell'Assemblea del 30 Aprile
Si è definito di fare l’incontro del CE alle 8,30 del sabato e poi aprire la riunione ai coordinatori
All’incontro con i Revisori dei conti (che verrà fatto nel pomeriggio del Sabato) deve partecipare anche il Presidente. L’organizzazione dei workshop di Sabato e tutti gli aspetti logistici verranno curati da Vito
4 - Assemblea Autunnale – Votazioni per il rinnovo del CE
• Si deve definire anticipatamente quale sarà il luogo della riunione. Viene proposto Agape in Piemonte, in alternativa ci sono: Rimini e Perugia. Bisogna fare verifiche della disponibilità e dei prezzi. Si deciderà il luogo utilizzando il voto elettronico.
• Per le votazioni per il rinnovo del Comitato esecutivo si decide di mantenere 7 come numero di componenti del Comitato Esecutivo perché si dimostra equilibrato e sufficiente. Limite per la presentazione delle candidature: 15 Maggio. Si deve preparare un articolo per il notiziario per comunicare a tutti che sono aperte le candidature
• Per il notiziario che uscirà a Settembre (?) si deve predisporre un consuntivo delle attività svolte nel triennio. Ciascun membro dell’attuale Comitato Esecutivo scriverà un proprio sintetico “consuntivo” e lo invierà al presidente che farà un cappello introduttivo.
4 - Assemblea internazione di Latina
La partecipazione del presidente, di Uwe Federer, e di Anna Flammini, qual’ora non venissero coperte da Servas International, verranno prese in carico da Servas Italia. Si stabilisce una cifra forfetaria ( 500 euro) per affrontare piccole spese che non venissero rimborsate da EXCO
L'Italia darà accesso ai dati della lista Italiana ai NS o ai responsabili delle liste (list coordinators), che lo chiederanno, come esempio di diffusione dei dati in modo protetto ma accessibile anche senza la lista stampata. Il CE approva.
5 - Iniziative regionali e nazionali per il 2006
• Anche per il 2006 sarebbe opportuno organizzazione un incontro per i nuovi coordinatori, come si è fatto nel 2005 che è risultato molto positivo, sopratutto per il rapporto umano.
• Tra i possibili incontri si sollecita di dare continuità all’iniziativa di Alpe Adria. Bisogna prendere contatto con Servas Austria per vedere se e come la organizza
7 - Aspetti tecnici e organizzativi del sistema informativo di Servas Italia
• Per quanto attiene la predisposizione della Lista per il 2006 si conferma la tiratura di 2800 copie. Il pdf deve essere preparato entro il 20 Febbraio. D'accordo nell'inserire nella lista una prefazione con le associazioni italiane che condividono le finalità di Servas.
• Nel database ServasPage e nella lista per il 2007, oltre alle attuali 2 categorie DH. PA sarà introdotta una categoria per membri collettivi (associazioni o comunità di famiglie) dove si possa fare una esperienza di vita (che quindi siano assimilabili a soci PA o DH ma è necessario poterle distinguere).
• Nella lista del 2007 verrà introdotta anche una nuova sigla per indicare “Young Welcome for long periods”.
• Suddivisione compiti e responsabilità: Il CE ringrazia sia Gianni che Uwe per il molto e positivo lavoro svolto con impegno e solerzia ma riconosce che occorre distinguere meglio le competenze. Considerato che Uwe si è proposto per far parte del gruppo ICT (gruppo di lavoro per lo sviluppo e la gestione del sito internazionale) si affida a Gianni lo sviluppo informatico di Servas Italia. Si affida il coordinamento e la supervisione al presidente per quanto attiene l’analisi delle esigenze e la realizzazione delle modifiche/miglioramenti. Per la parte “informativa” del Sito Servas sarà necessaria la collaborazione di Maria Gloria e per la parte “Amministrativa-Contabile”, Pino Ferrentino. Claudio seguirà con Uwe la gestione informatica internazionale e inoltre si offre per interventi di emergenza su richiesta esplicita di Mario
8 - Servas Giovani
Bruno presenta il documento generato a Bariloche Servas giovani. Cosa ha fatto Servas Italia? Poco o nulla. Si propone di creare una lista giovani staccata dalla lista tradizionale per favorire gli incontri tra giovani. Laura si occupa del contatto con i coordinatori. MGB prende dei contatti con Luigi d'Alessio.
7 - Varie
• Teresa Mazzella racconta della sua esperienza di contatto con i Servas di Gambia e Senegal. Si è fatta promotrice/ambasciatrice di Servas in quei paesi è disponibile a lavorare nel gruppo. Verifica con l’Host List coordinator (attualmente Claudio) cosa si può fare.
• Bruno: Il “Condominio solidale” fa parte di ACF. Diventerà membro servas (come uno dei nuovi “membri collettivi”.
• Bruno propone di affidare il materiale del Centro di documentazione Servas, al Condominio Solidale che ha e metterà a disposizione una sala e degli armadi, per mantenere e gestire l’archivio e propone di rendere disponibile su internet almeno l'indice in formato elettronico. Il CE approva le proposte
Notizia inserita il: 01-11-06 Creata da: Uwe FEDERER
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